Упорядочить документы по Bauvorhaben: один объект, один рабочий контекст

Почему папки перестают справляться

На стройплощадке постоянно появляются документы: Bauvertrag, Angebote, Nachträge, Abschlagsrechnungen, акт приёмки (Abnahmeprotokoll), фотографии и письма. Если они лежат в папках отдельных сотрудников, в споре не хватает того самого письма – или никто не знает, какая редакция действует.

• Имя файла мало говорит о содержании.
• Статус и редакция документа остаются неясными.
• Документы одной стройки разбросаны по нескольким людям и устройствам.

Упорядочивать по объектам

Относите документы к Bauvorhaben, а не к человеку или дате. Тогда достаточно одного взгляда на объект, чтобы увидеть договор, Angebot, Rechnung и акт приёмки.

Поручить чтение документов

Если вы загружаете PDF или фото, BauWalker считывает текст с помощью распознавания текста и кратко излагает, о чём документ – например, для счёта поставщика: сумму, срок оплаты и привязку к объекту.

Разделение и доступ

Не каждый должен видеть всё. Доступ зависит от организации, проекта и роли; папки компании и личное хранилище остаются раздельными, а ответ называет документ, из которого он взят.