Schlussrechnung nach VOB/B: Frist, Prüfbarkeit, Zahlung

Was die Schlussrechnung ist

Die Schlussrechnung rechnet die gesamte Leistung ab: Vertragssumme, Nachträge, Stundenlohnarbeiten, abzüglich aller Abschlagszahlungen. Sie löst die Fälligkeit des Restbetrags aus. Abschlagsrechnungen sind dagegen Zwischenrechnungen, wie in Abschlagsrechnung nach VOB/B beschrieben.

Frist: bis wann muss sie eingereicht werden?

Nach § 14 Abs. 3 VOB/B muss die Schlussrechnung bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, „wenn nichts anderes vereinbart ist“. Pro weitere 3 Monate Ausführungsfrist kommen 6 Werktage dazu.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen? Reichen Sie die prüfbare Rechnung nicht ein, obwohl Ihnen der Auftraggeber eine angemessene Frist gesetzt hat, kann er sie nach § 14 Abs. 4 selbst auf Ihre Kosten aufstellen. Das passiert selten, ist aber ein Zeichen, dass Sie die Kontrolle über die Abrechnung verlieren.

Prüfbar heißt: nachvollziehbar

§ 14 Abs. 1 VOB/B verlangt, dass Sie Ihre Leistungen prüfbar abrechnen:

• Rechnung übersichtlich aufstellen, die Reihenfolge der Posten einhalten und die Bezeichnungen aus dem Vertrag verwenden.
• Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege beifügen, soweit sie zum Nachweis von Art und Umfang nötig sind.
• Änderungen und Ergänzungen des Vertrags in der Rechnung besonders kenntlich machen. Auf Verlangen rechnen Sie sie getrennt ab.

Die gemeinsamen Feststellungen (Aufmaß) sollen dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam erfolgen (§ 14 Abs. 2). Was bei der Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar ist, beantragen Sie rechtzeitig zur gemeinsamen Feststellung.

Eine prüfbare Rechnung ist keine „gute Rechnung“, sondern eine, die der Auftraggeber ohne Rückfrage nachrechnen kann. Fehlen Mengennachweise, hat er einen formalen Grund, die Zahlung zu verzögern.

Wann ist die Schlusszahlung fällig?

Nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B wird der Anspruch auf Schlusszahlung alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Die Frist kann sich auf höchstens 60 Tage verlängern, wenn das nach der besonderen Natur oder den Merkmalen der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist.

Zwei Regeln helfen Ihnen in der Praxis:

• Erhebt der Auftraggeber nicht bis zum Ablauf der Frist begründete Einwendungen gegen die Prüfbarkeit, kann er sich später nicht mehr auf fehlende Prüfbarkeit berufen.
• Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben als Abschlagszahlung sofort zu zahlen.

Zahlt der Auftraggeber trotz Fälligkeit nicht, gerät er nach § 16 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Zahlungsverzug (ohne Nachfrist), wenn Sie Ihre Pflichten erfüllt haben und er nicht dafür verantwortlich ist. Dann stehen Ihnen Zinsen nach § 288 Abs. 2 BGB zu (bei Unternehmern neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) und, wenn der Auftraggeber kein Verbraucher ist, die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. Wie es danach weitergeht, steht in Was tun, wenn der Auftraggeber nicht zahlt?.

Der Schlusszahlungsvorbehalt: die Falle am Ende

Die VOB/B kennt eine Ausschlusswirkung (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 bis 6):

1. Nimmt der Auftragnehmer die Schlusszahlung vorbehaltlos an, sind Nachforderungen ausgeschlossen. Das gilt aber nur, wenn er über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die Ausschlusswirkung hingewiesen wurde.
2. Einer Schlusszahlung steht es gleich, wenn der Auftraggeber weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ablehnt und dabei auf geleistete Zahlungen verweist.
3. Auch früher gestellte, aber unerledigte Forderungen sind ausgeschlossen, wenn sie nicht nochmals vorbehalten werden.
4. Der Vorbehalt ist innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung zu erklären. Er wird hinfällig, wenn Sie nicht innerhalb weiterer 28 Tage eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen einreichen oder, wenn das nicht möglich ist, den Vorbehalt eingehend begründen.
5. Die Ausschlussfristen gelten nicht für ein Verlangen nach Richtigstellung wegen Aufmaß-, Rechen- und Übertragungsfehlern.

Praktisch heißt das: Wenn der Auftraggeber Ihre Rechnung kürzt und „Schlusszahlung“ schreibt, kalkulieren Sie die 28 Tage sofort und legen Sie den Vorbehalt schriftlich ein.

Im BGB-Vertrag: § 650g Abs. 4 BGB

Ohne VOB/B gilt: Die Vergütung ist zu entrichten, wenn der Besteller das Werk abgenommen hat (oder die Abnahme entbehrlich ist) und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat. Sie ist prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhoben hat (§ 650g Abs. 4 BGB).

Checkliste für die Schlussrechnung

1. Bezug auf Vertrag, Auftrag und Nachträge (Datum, Nummer).
2. Positionen in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses, mit den Mengen aus dem gemeinsamen Aufmaß oder einem Mengennachweis.
3. Nachträge und Zusatzleistungen getrennt oder erkennbar ausgewiesen.
4. Abgezogene Abschlagszahlungen mit Rechnungsnummer und Datum; Restbetrag klar erkennbar.
5. Sicherheitseinbehalt, falls vereinbart (siehe Sicherheitseinbehalt und Bürgschaft).
6. Pflichtangaben nach § 14 UStG und, wenn zutreffend, der Hinweis auf § 13b UStG.
7. Zahlungsziel und Bankverbindung; Zugang dokumentieren.

Häufige Fragen

Quellen und Stand

• § 14 Abs. 1 bis 4 VOB/B – Abrechnung
• § 16 Abs. 3 und Abs. 5 VOB/B – Zahlung (Fassung 2016, im BauWalker-Korpus gegen den Normtext geprüft)
• § 650g Abs. 4 BGB – Zustandsfeststellung; Schlussrechnung
• § 288 Abs. 2 und 5 BGB – Verzugszinsen und Pauschale
• Stand: 19.10.2026. Ob Ihr Vertrag die VOB/B wirksam einbezieht und eigene Fristen vorsieht, entscheidet der Einzelfall.