Schlussrechnung według VOB/B: termin, możliwość sprawdzenia, zapłata

Czym jest Schlussrechnung

Schlussrechnung rozlicza całe świadczenie: sumę umowną, Nachträge (aneksy), Stundenlohnarbeiten (prace rozliczane według godzin), minus wszystkie płatności zaliczkowe. Uruchamia wymagalność kwoty pozostałej. Abschlagsrechnungen (faktury częściowe) są natomiast rozliczeniami pośrednimi, jak opisano w artykule Abschlagsrechnung według VOB/B.

Termin: do kiedy trzeba ją złożyć?

Według § 14 ust. 3 VOB/B Schlussrechnung przy świadczeniach z umownym terminem wykonania najwyżej 3 miesięcy trzeba złożyć najpóźniej 12 dni roboczych po ukończeniu, „jeśli nie uzgodniono inaczej”. Za każde kolejne 3 miesiące terminu wykonania dochodzi 6 dni roboczych.

Co się stanie, jeśli przegapisz termin? Jeśli nie złożysz rachunku możliwego do sprawdzenia, mimo że zamawiający (Auftraggeber) wyznaczył odpowiedni termin, może on według § 14 ust. 4 sam go sporządzić na Twój koszt. Zdarza się to rzadko, ale jest sygnałem, że tracisz kontrolę nad rozliczeniem.

Możliwa do sprawdzenia znaczy: zrozumiała

§ 14 ust. 1 VOB/B wymaga, abyś rozliczał świadczenia w sposób możliwy do sprawdzenia:

• Fakturę sporządzaj przejrzyście, zachowaj kolejność pozycji i używaj nazw z umowy.
• Obliczenia ilości, rysunki i inne dowody dołącz, o ile są potrzebne do wykazania rodzaju i zakresu.
• Zmiany i uzupełnienia umowy w fakturze wyraźnie oznacz. Na żądanie rozlicz je osobno.

Wspólne ustalenia (Aufmaß, obmiar) mają, odpowiednio do postępu świadczenia, następować możliwie wspólnie (§ 14 ust. 2). To, co przy kontynuacji prac da się ustalić tylko trudno, zgłoś z wyprzedzeniem do wspólnego ustalenia.

Faktura jest prüfbar (możliwa do sprawdzenia), jeśli zamawiający może ją przeliczyć bez dopytywania. Brak dowodów ilości daje mu formalny powód, by opóźnić zapłatę.

Kiedy płatność końcowa jest wymagalna?

Według § 16 ust. 3 nr 1 VOB/B roszczenie o płatność końcową staje się wymagalne niezwłocznie po sprawdzeniu i ustaleniu, najpóźniej w ciągu 30 dni po doręczeniu Schlussrechnung. Termin może się wydłużyć do najwyżej 60 dni, jeśli jest to uzasadnione rzeczowo szczególną naturą lub cechami umowy i wyraźnie uzgodnione.

Dwie zasady pomagają w praktyce:

• Jeśli zamawiający nie zgłosi do upływu terminu uzasadnionych zarzutów co do możliwości sprawdzenia, nie może się później powoływać na brak możliwości sprawdzenia.
• Jeśli sprawdzenie się opóźnia, bezsporną należność trzeba zapłacić natychmiast jako płatność zaliczkową.

Jeśli zamawiający mimo wymagalności nie płaci, według § 16 ust. 5 nr 3 VOB/B popada w zwłokę w płatności najpóźniej 30 dni po doręczeniu faktury (bez dodatkowego terminu), jeśli spełniłeś swoje obowiązki, a należna kwota nie wpłynęła w terminie, chyba że nie ponosi on odpowiedzialności za zwłokę. Wtedy przysługują Ci odsetki według § 288 ust. 2 BGB (u przedsiębiorców dziewięć punktów procentowych ponad stopę bazową, czyli Basiszinssatz) oraz, jeśli zamawiający nie jest konsumentem, ryczałt 40 euro według § 288 ust. 5 BGB. Co dalej, opisano w artykule Co robić, gdy zamawiający nie płaci?.

Zastrzeżenie przy płatności końcowej: pułapka na końcu

VOB/B zna skutek wyłączający (§ 16 ust. 3 nr 2 do 6):

1. Jeśli wykonawca (Auftragnehmer) przyjmie płatność końcową bez zastrzeżenia, roszczenia uzupełniające są wyłączone. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy został o płatności końcowej poinformowany na piśmie i pouczony o skutku wyłączającym.
2. Płatności końcowej równa się sytuacja, gdy zamawiający ostatecznie i na piśmie odmawia dalszych płatności i powołuje się przy tym na dokonane płatności.
3. Wyłączone są także wcześniej zgłoszone, ale niezałatwione roszczenia, jeśli nie zostaną ponownie zastrzeżone.
4. Zastrzeżenie należy złożyć w ciągu 28 dni po doręczeniu zawiadomienia. Upada, jeśli nie złożysz w ciągu kolejnych 28 dni rachunku możliwego do sprawdzenia dotyczącego zastrzeżonych roszczeń albo, gdy to niemożliwe, nie uzasadnisz zastrzeżenia szczegółowo.
5. Terminy zawite nie dotyczą żądania sprostowania z powodu błędów obmiaru, rachunkowych i przeniesienia.

W praktyce oznacza to: jeśli zamawiający pomniejszy Twoją fakturę i napisze „płatność końcowa”, od razu policz 28 dni i złóż zastrzeżenie na piśmie. To, czy skutek wyłączający w ogóle zadziała, zależy także od tego, czy VOB/B została skutecznie uzgodniona (jako całość); wobec konsumentów oraz przy zmienionej VOB/B może być on nieskuteczny na gruncie prawa o ogólnych warunkach umów (AGB-Recht; orzecznictwa tu nie analizowano).

W umowie według BGB: § 650g ust. 4 BGB

Bez VOB/B obowiązuje: wynagrodzenie należy zapłacić, gdy zamawiający (Besteller) odebrał dzieło (albo odbiór jest zbędny), a wykonawca (Unternehmer) wystawił Schlussrechnung możliwą do sprawdzenia (prüffähig). Jest taka, jeśli zawiera przejrzyste zestawienie wykonanych świadczeń i jest dla zamawiającego zrozumiała. Uznaje się ją za możliwą do sprawdzenia, jeśli zamawiający nie zgłosił w ciągu 30 dni po doręczeniu uzasadnionych zarzutów co do możliwości sprawdzenia (§ 650g ust. 4 BGB).

Lista kontrolna Schlussrechnung

1. Odniesienie do umowy, zlecenia i Nachträge (data, numer).
2. Pozycje w kolejności Leistungsverzeichnis (opisu robót), z ilościami z wspólnego obmiaru lub dowodu ilości.
3. Nachträge i świadczenia dodatkowe wykazane osobno lub w rozpoznawalny sposób.
4. Odjęte płatności zaliczkowe z numerem faktury i datą; kwota pozostała wyraźnie widoczna.
5. Sicherheitseinbehalt (potrącenie zabezpieczające), jeśli uzgodniono (zob. Sicherheitseinbehalt i Bürgschaft).
6. Obowiązkowe dane według § 14 UStG oraz, jeśli dotyczy, wzmianka o § 13b UStG.
7. Termin płatności i dane bankowe; udokumentuj doręczenie.

Najczęstsze pytania

Źródła i aktualność

• § 14 ust. 1 do 4 VOB/B – rozliczenie
• § 16 ust. 3 i ust. 5 VOB/B – płatność (wersja 2016, w korpusie BauWalker sprawdzona z tekstem przepisu)
• § 650g ust. 4 BGB – ustalenie stanu; Schlussrechnung
• § 288 ust. 2 i 5 BGB – odsetki za zwłokę i ryczałt
• Stan na: 19.10.2026. Czy Twoja umowa skutecznie włącza VOB/B i przewiduje własne terminy, rozstrzyga konkretny przypadek.
• Cytaty z przepisów podano w tłumaczeniu; rozstrzygające jest brzmienie niemieckie.