Знания · Шаблоны и списки проверки
Чек-лист: документы на стройке и в папке проекта
В споре важно не только быть правым, но и уметь это доказать. Чек-лист поможет определить, какие документы нужно собирать по строительному объекту и на каком этапе.
Обновлено 20.10.2026 · 3 мин. чтения · Чек-лист, адаптируйте под конкретный случай
Главное коротко
- Создайте для каждого объекта отдельную папку и распределите документы по этапам: договор, выполнение работ, расчёты и приёмка.
- Важны для сроков и прав: подтверждения вручения, Bautagesberichte, фото, Aufmaß (обмер), Stundenzettel (листы учёта часов), Nachträge.
- На документах должны быть указаны дата и отправитель. Документ без даты мало поможет в споре.
- Устные договорённости подтверждайте письменно и храните.
Подробнее об организации документов по объекту — в статье «Как упорядочить документы по строительному объекту».
1. До начала: договор и основы
| Документ | Зачем |
|---|---|
| Angebot, заказ, договор со всеми приложениями | Основание любого требования |
| Leistungsverzeichnis (ведомость работ) и планы с версией плана | Что должен подрядчик? |
| Согласованная VOB/B, особые и дополнительные условия договора | Какие правила действуют? |
| График работ и согласованные сроки | Сроки, штрафная неустойка |
| Zahlungsplan, правило по Abschlag (промежуточным платежам) | Когда какой счёт? |
| Обеспечения: Bürgschaften, соглашение об удержании | Возврат под контролем |
| Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) и справка клиента по § 13b | Bauabzugsteuer, счёт без НДС |
| Подтверждения страхования (ответственности, при необходимости строительных работ) | Предъявить по запросу |
| Разрешение на строительство, статика, доказательство противопожарной защиты (копии) | Основа плана |
| Год постройки и сведения о вредных веществах от заказчика (см. Старое здание) | Информация от заказчика работ (Veranlasser) |
| Контактные лица и полномочия представителей | Кто вправе давать указания и принимать? |
2. Во время выполнения
| Документ | Зачем |
|---|---|
| Bautagesberichte (см. Bautagesbericht) | События дня, помехи, указания |
| Behinderungsanzeigen (см. Behinderungsanzeige) и ответы | Право на продление срока |
| Bedenkenanmeldungen (см. Bedenkenanmeldung) и ответы | Защита от ответственности |
| Nachtragsangebote, указания, согласования (см. Nachtrag) | Дополнительная оплата |
| Протоколы совещаний | Договорённости, сроки |
| Фотодокументация (с датой), особенно скрытых работ | Доказательство до закрытия |
| Aufmaß и расчёты объёмов, согласованные совместно | Расчёт |
| Stundenlohnzettel, подписанные заказчиком (см. Stundenlohnarbeiten) | Оплата по затратам |
| Накладные, подтверждения материалов, партии | Доказательство материала |
| Протоколы испытаний: измерения, герметичность, влажность стяжки (см. Стяжка) | Подтверждение качества |
| Подтверждения инструктажа и документы по охране труда | Обязанности работодателя |
| Подтверждения вручения для каждого важного письма | Надёжно доказывать сроки |
3. Расчёты
| Документ | Зачем |
|---|---|
| Abschlagsrechnungen с подтверждением работ (см. Abschlagsrechnung) | Промежуточный платёж |
| Schlussrechnung с расчётом объёмов (см. Schlussrechnung) | Срок оплаты |
| Поступления платежей, сокращения с обоснованием | Остаток требования |
| Mahnungen, назначение сроков | Просрочка, проценты (см. Заказчик не платит) |
| Оговорка к окончательному платежу, если нужно | Сохранение прав |
4. Abnahme и после неё
| Документ | Зачем |
|---|---|
| Abnahmeprotokoll (см. Чек-лист Abnahmeprotokoll) | Начало срока давности |
| Списки дефектов и подтверждения устранения | Доработка |
| Mängelrügen с подтверждением вручения (см. Gewährleistung) | Соблюсти срок |
| Инструкции по эксплуатации, гарантии, документы по обслуживанию | Передача |
| Возврат обеспечений, сроки в календаре | Ликвидность |
| Сроки хранения соблюдать (налоговые и договорные) | Обязанность по закону |
Правила порядка, которые себя оправдали
- Одна папка на объект, подпапки по этапам. Одинаковая структура для всех проектов.
- Имена файлов с датой: например `2026-10-19_Behinderungsanzeige_Elektro.pdf`.
- Фото сразу сохранять в папку, не оставлять в телефоне.
- Устные договорённости в тот же день подтверждать по электронной почте и сохранять.
- Сроки в календарь: оговорка, рекламация, возврат обеспечения.
- Защита данных: персональные данные хранить только там, где доступ имеют только уполномоченные.
Частые вопросы
Как долго я должен хранить строительные документы?
Это зависит от вида: налоговые сроки хранения для счетов и бухгалтерских документов, договорные и законные сроки давности для доказательств по дефектам. Попросите Steuerberater назвать сроки для ваших документов.
Достаточно ли цифровых фото как доказательства?
Да, если видны дата и место и вы храните их в оригинале. Сразу сохраняйте фото в папке проекта.
Нужно ли действительно хранить подтверждения вручения?
Да, особенно при сроках: Behinderungsanzeige, сомнения, Mängelrüge, расторжение, оговорки.
Что должно быть в Bautagesbericht?
Погода, персонал, выполненные работы, помехи, указания, особые происшествия (см. Bautagesbericht).
Источники и актуальность
- Общие рекомендации по практике; нормы указаны в соответствующих связанных статьях (VOB/B редакции 2016 года, BGB, EStG, UStG).
- § 48b EStG (Freistellungsbescheinigung) и § 13b UStG разъяснены в связанных статьях.
- По состоянию на 19.10.2026. Сроки хранения и требования к доказательствам зависят от конкретного случая.
- Цитаты из норм приведены в переводе; решающей является немецкая редакция.
Как это работает в BauWalker
BauWalker упорядочивает договоры, Angebote, счета и протоколы по объектам, чтобы всё по одному Bauvorhaben лежало в одном месте. Вы решаете, что сохранять.
Этот материал носит информационный характер и не является юридической или налоговой консультацией. Конкретные последствия зависят от вашего договора и обстоятельств на объекте.
Читайте также
Документы по объекту (Bauvorhaben): всё по объекту
Договоры, Angebote, Rechnungen и протоколы относятся к объекту, а не к папке с файлами: так вы сохраняете обзор.
Что должен содержать Bautagesbericht?
Что стоит фиксировать в Bautagesbericht, чтобы он помогал при спорах и при Nachträgen.
Проекты и документы – всё по объекту
Документы по объектам: договоры, Angebote, Rechnungen и протоколы в одном рабочем контексте, с чётким разделением данных.