Cunoștințe · Modele și liste de verificare
Listă de verificare: documente pe șantier și în dosarul proiectului
Într-un litigiu, nu este suficient să aveți dreptate — trebuie să o și puteți dovedi. Lista arată ce documente trebuie păstrate pentru fiecare șantier și când trebuie întocmite.
Ultima actualizare 20.10.2026 · 3 min de citit · Listă de verificare, de adaptat în cazul concret
Pe scurt, esențialul
- Creați un dosar pentru fiecare șantier, pe faze: contract, execuție, decontare, recepție.
- Importante pentru termene și pretenții: dovezile de primire, Bautagesberichte, fotografiile, Aufmaß, fișele de ore, Nachträge.
- Data și expeditorul trebuie să fie vizibile. Fără dată, o dovadă valorează puțin în litigiu.
- Confirmați în scris înțelegerile verbale și arhivați confirmarea.
Pentru ordonarea pe obiect: Cum ordonați documentele unui șantier.
1. Înainte de începere: contract și baze
| Document | La ce folosește |
|---|---|
| Ofertă, comandă, contract cu toate anexele | Baza oricărei pretenții |
| Leistungsverzeichnis (descrierea pe poziții a lucrărilor) și planuri, cu stadiul planului | Ce se datorează? |
| VOB/B convenită, condiții contractuale speciale și suplimentare | Ce reguli se aplică? |
| Calendar de execuție și termene convenite | Termene, penalitate contractuală |
| Zahlungsplan, regulă pentru Abschlag | Când se emite ce factură? |
| Garanții: Bürgschaft (cauțiuni), convenție de reținere | Restituirea în vizor |
| Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) și certificatul § 13b al clientului | Bauabzugsteuer, factură fără TVA |
| Dovezi de asigurare (răspundere civilă, eventual asigurarea lucrărilor de construcții) | Dovadă la cerere |
| Autorizație de construire, calcul de rezistență, dovada protecției la incendiu (copii) | Baza planului |
| Anul construcției și informații despre substanțe nocive de la beneficiar (vezi Clădiri vechi) | Informațiile inițiatorului |
| Persoane de contact și competențe de reprezentare | Cine are voie să dispună, să recepționeze? |
2. În timpul execuției
| Document | La ce folosește |
|---|---|
| Bautagesberichte (vezi Bautagesbericht) | Evenimentele zilei, împiedicări, dispoziții |
| Behinderungsanzeigen (vezi Behinderungsanzeige) și răspunsuri | Dreptul la prelungirea termenului |
| Bedenkenanmeldungen (vezi Bedenkenanmeldung) și răspunsuri | Protecție împotriva răspunderii |
| Oferte de Nachtrag, dispoziții, aprobări (vezi Nachtrag) | Remunerație suplimentară |
| Procese-verbale de ședințe | Înțelegeri, termene |
| Documentație foto (cu dată), mai ales pentru lucrările ascunse | Dovadă înainte de acoperire |
| Aufmaß și calcule de cantități, agreate în comun | Decontare |
| Stundenlohnzettel (fișe de ore), contrasemnate (vezi Stundenlohnarbeiten) | Remunerație pe bază de efort |
| Avize de livrare, dovezi de material, șarje | Dovada materialului |
| Procese-verbale de verificare: valori măsurate, etanșeitate, umiditatea șapei (vezi Șapă) | Dovada calității |
| Dovezi de instruire și documente de protecția muncii | Obligațiile angajatorului |
| Dovezi de primire pentru fiecare scrisoare importantă | Dovedirea sigură a termenelor |
3. Decontare
| Document | La ce folosește |
|---|---|
| Abschlagsrechnungen (facturi intermediare) cu dovada prestației (vezi Abschlagsrechnung) | Plată intermediară |
| Schlussrechnung cu stabilirea cantităților (vezi Schlussrechnung) | Scadență |
| Încasări, reduceri cu motivare | Creanța rămasă |
| Mahnungen (somații), stabiliri de termen | Întârziere, dobânzi (vezi Beneficiarul nu plătește) |
| Rezerva la plata finală, dacă este nevoie | Păstrarea pretențiilor |
4. Recepția și după
| Document | La ce folosește |
|---|---|
| Abnahmeprotokoll (vezi Lista de verificare pentru procesul-verbal de recepție) | Începutul prescripției |
| Liste de defecte și dovezi de remediere | Remedieri |
| Mängelrügen cu dovada primirii (vezi Gewährleistung) | Respectarea termenului |
| Instrucțiuni de utilizare, garanții, documente de întreținere | Predare |
| Restituirea garanțiilor, termene în calendar | Lichiditate |
| Termene de păstrare de respectat (fiscale și contractuale) | Obligație legală |
Reguli de ordine care se dovedesc bune
- Creați un dosar pentru fiecare șantier și subdosare pentru fiecare etapă. Folosiți aceeași structură pentru toate proiectele.
- Nume de fișiere cu dată: de exemplu `2026-10-19_Behinderungsanzeige_Elektro.pdf`.
- Arhivați imediat fotografia, nu o lăsați în telefon.
- Confirmați prin e-mail, în aceeași zi, orice înțelegere verbală și arhivați mesajul.
- Termene în calendar: rezervă, reclamație, restituirea garanției.
- Protecția datelor: arhivați datele personale doar acolo unde au acces numai persoanele autorizate.
Întrebări frecvente
Cât timp trebuie să păstrez documentele de șantier?
Depinde de tip: termene fiscale de păstrare pentru facturi și documente contabile, termene contractuale și legale de prescripție pentru dovezile privind defectele. Cereți consultantului fiscal (Steuerberater) să vă indice termenele pentru documentele dumneavoastră.
Sunt suficiente fotografiile digitale ca dovadă?
Da, dacă data și locul sunt vizibile și le păstrați în original. Arhivați imediat fotografiile în dosarul proiectului.
Trebuie într-adevăr să păstrez dovezile de primire?
Da, mai ales la termene: Behinderungsanzeige, obiecții, Mängelrüge, reziliere, rezerve.
Ce trebuie să conțină Bautagesbericht?
Vremea, personalul, prestațiile, împiedicările, dispozițiile, evenimentele deosebite (vezi Bautagesbericht).
Surse și actualitate
- Recomandări practice generale; temeiurile se găsesc în articolele la care se face trimitere (VOB/B versiunea 2016, BGB, EStG, UStG).
- § 48b EStG (Freistellungsbescheinigung) și § 13b UStG sunt explicate în articolele la care se face trimitere.
- Data actualizării: 19.10.2026. Termenele de păstrare și cerințele privind dovezile depind de cazul concret.
- Citatele din norme sunt prezentate în traducere; versiunea germană este cea decisivă.
Cum funcționează în BauWalker
BauWalker ordonează contractele, ofertele, facturile și procesele-verbale pe obiect, astfel încât tot ce ține de un șantier să stea într-un singur loc. Dumneavoastră decideți ce se arhivează.
Acest material are scop informativ și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Consecințele concrete depind de contractul dvs. și de circumstanțele de pe șantier.
Citiți și
Documentele șantierului – totul la obiectiv
Contractele, ofertele, facturile și procesele-verbale aparțin obiectivului, nu unui dosar cu fișiere: așa păstrați controlul.
Ce trebuie să conțină un Bautagesbericht?
Ce să consemnați în Bautagesbericht, astfel încât să vă ajute în litigii și la Nachträge.
Proiecte și documente – totul despre obiectiv
Documente ordonate pe obiectiv: contracte, oferte, facturi și procese-verbale într-un singur context de lucru, cu separarea clară a datelor.