Wissen · Vorlagen & Checklisten
Checkliste: Unterlagen auf der Baustelle und im Projektordner
Im Streit gewinnt nicht, wer recht hat, sondern wer es belegen kann. Diese Checkliste zeigt, welche Papiere zu einem Bauvorhaben gehören und wann Sie sie anlegen.
Letztes Update 19.10.2026 · 3 Min. Lesezeit · Checkliste, im Einzelfall anzupassen
Das Wichtigste in Kürze
- Legen Sie pro Bauvorhaben einen Ordner an, nach Phasen: Vertrag, Ausführung, Abrechnung, Abnahme.
- Wichtig für Fristen und Ansprüche: Zugangsnachweise, Bautagesberichte, Fotos, Aufmaß, Stundenzettel, Nachträge.
- Datum und Absender müssen erkennbar sein. Ohne Datum ist ein Beleg im Streit wenig wert.
- Mündliche Absprachen schriftlich bestätigen und ablegen.
Zum Ordnen nach Objekt: Unterlagen zum Bauvorhaben ordnen.
1. Vor Beginn: Vertrag und Grundlagen
| Unterlage | Wozu |
|---|---|
| Angebot, Auftrag, Vertrag mit allen Anlagen | Grundlage jeder Forderung |
| Leistungsverzeichnis und Pläne mit Planstand | Was ist geschuldet? |
| Vereinbarte VOB/B, Besondere und Zusätzliche Vertragsbedingungen | Welche Regeln gelten? |
| Terminplan und vereinbarte Fristen | Fristen, Vertragsstrafe |
| Zahlungsplan, Abschlagsregelung | Wann welche Rechnung? |
| Sicherheiten: Bürgschaften, Einbehalt-Vereinbarung | Rückgabe im Blick |
| Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG) und §-13b-Bescheinigung des Kunden | Bauabzugsteuer, Rechnung ohne Umsatzsteuer |
| Versicherungsnachweise (Haftpflicht, ggf. Bauleistung) | Nachweis auf Anforderung |
| Baugenehmigung, Statik, Brandschutznachweis (Kopien) | Plangrundlage |
| Baujahr und Schadstoffinformation vom Auftraggeber (siehe Altbau) | Veranlasser-Informationen |
| Ansprechpartner und Vertretungsbefugnisse | Wer darf anordnen, abnehmen? |
2. Während der Ausführung
| Unterlage | Wozu |
|---|---|
| Bautagesberichte (siehe Bautagesbericht) | Tagesgeschehen, Behinderungen, Anordnungen |
| Behinderungsanzeigen (siehe Behinderungsanzeige) und Antworten | Anspruch auf Fristverlängerung |
| Bedenkenanmeldungen (siehe Bedenkenanmeldung) und Antworten | Haftungsschutz |
| Nachtragsangebote, Anordnungen, Freigaben (siehe Nachtrag) | Mehrvergütung |
| Besprechungsprotokolle | Absprachen, Fristen |
| Fotodokumentation (mit Datum), besonders verdeckter Leistungen | Beweis vor dem Schließen |
| Aufmaß und Mengenberechnungen, gemeinsam abgestimmt | Abrechnung |
| Stundenlohnzettel, gegengezeichnet (siehe Stundenlohnarbeiten) | Vergütung nach Aufwand |
| Lieferscheine, Materialnachweise, Chargen | Nachweis des Materials |
| Prüfprotokolle: Messwerte, Dichtheit, Estrichfeuchte (siehe Estrich) | Qualitätsnachweis |
| Unterweisungsnachweise und Arbeitsschutzunterlagen | Pflichten des Arbeitgebers |
| Zugangsnachweise für jedes wichtige Schreiben | Fristen sicher belegen |
3. Abrechnung
| Unterlage | Wozu |
|---|---|
| Abschlagsrechnungen mit Leistungsnachweis (siehe Abschlagsrechnung) | Zwischenzahlung |
| Schlussrechnung mit Mengenermittlung (siehe Schlussrechnung) | Fälligkeit |
| Zahlungseingänge, Kürzungen mit Begründung | Restforderung |
| Mahnungen, Fristsetzungen | Verzug, Zinsen (siehe Auftraggeber zahlt nicht) |
| Vorbehalt zur Schlusszahlung, falls nötig | Ansprüche sichern |
4. Abnahme und danach
| Unterlage | Wozu |
|---|---|
| Abnahmeprotokoll (siehe Checkliste Abnahmeprotokoll) | Beginn der Verjährung |
| Mängellisten und Beseitigungsnachweise | Nacharbeit |
| Mängelrügen mit Zugangsnachweis (siehe Gewährleistung) | Frist wahren |
| Bedienungsanleitungen, Garantien, Wartungsunterlagen | Übergabe |
| Rückgabe der Sicherheiten, Fristen im Kalender | Liquidität |
| Aufbewahrungsfristen beachten (steuerlich und vertraglich) | Gesetzliche Pflicht |
Ordnungsregeln, die sich bewähren
- Ein Ordner pro Bauvorhaben, Unterordner nach Phasen. Gleiche Struktur für alle Projekte.
- Dateinamen mit Datum: zum Beispiel `2026-10-19_Behinderungsanzeige_Elektro.pdf`.
- Foto sofort ablegen, nicht auf dem Handy lassen.
- Mündlich Vereinbartes am selben Tag per E-Mail bestätigen und ablegen.
- Fristen in den Kalender: Vorbehalt, Rüge, Rückgabe der Sicherheit.
- Datenschutz: Personenbezogene Daten nur dort ablegen, wo nur Berechtigte Zugriff haben.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Bauunterlagen aufbewahren?
Das hängt von der Art ab: steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Buchungsbelege, vertragliche und gesetzliche Verjährungsfristen für Nachweise zu Mängeln. Lassen Sie sich vom Steuerberater die Fristen für Ihre Unterlagen nennen.
Reichen digitale Fotos als Beleg?
Ja, wenn Datum und Ort erkennbar sind und Sie sie im Original aufbewahren. Legen Sie Fotos sofort im Projektordner ab.
Muss ich Zugangsnachweise wirklich aufheben?
Ja, besonders bei Fristen: Behinderungsanzeige, Bedenken, Mängelrüge, Kündigung, Vorbehalte.
Was gehört in den Bautagesbericht?
Wetter, Personal, Leistungen, Behinderungen, Anordnungen, besondere Vorkommnisse (siehe Bautagesbericht).
Quellen und Stand
- Allgemeine Praxisempfehlungen; Fundstellen jeweils in den verlinkten Beiträgen (VOB/B Fassung 2016, BGB, EStG, UStG).
- § 48b EStG (Freistellungsbescheinigung) und § 13b UStG sind in den verlinkten Beiträgen erläutert.
- Stand: 19.10.2026. Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Beweise hängen vom Einzelfall ab.
So funktioniert es in BauWalker
BauWalker ordnet Verträge, Angebote, Rechnungen und Protokolle nach Objekt, damit alles zu einem Bauvorhaben an einem Ort liegt. Sie entscheiden, was abgelegt wird.
Dieses Material dient der Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die konkreten Folgen hängen von Ihrem Vertrag und den Umständen auf der Baustelle ab.
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