Bilgi · Şablonlar ve kontrol listeleri
Kontrol listesi: Şantiye ve proje dosyasında tutulması gereken belgeler
Bir uyuşmazlıkta iddianızı destekleyen belgeler belirleyici olabilir. Bu kontrol listesi, inşaat projesinde hangi belgelerin hazırlanıp saklanması gerektiğini ve bunların ne zaman oluşturulacağını özetler.
Son güncelleme 20.10.2026 · 3 dk okuma · Kontrol listesi, somut olaya göre uyarlanmalıdır
Kısaca en önemlisi
- Her inşaat projesi (Bauvorhaben) için bir klasör açın ve aşamalara göre bölün: Sözleşme, uygulama, hesaplaşma, Abnahme.
- Süreler ve haklar için önemlidir: Karşı tarafa ulaştığını kanıtlayan belgeler, Bautagesbericht'ler, fotoğraflar, Aufmaß, Stundenlohnzettel'ler, Nachtrag'lar.
- Belgelerde tarih ve gönderen açıkça belirtilmelidir. Tarihsiz belgelerin uyuşmazlıkta kanıt değeri sınırlı olabilir.
- Sözlü anlaşmaları aynı gün yazılı olarak teyit edin ve yazışmayı saklayın.
Objekt'e göre düzenlemek için: Bauvorhaben belgelerini düzenlemek.
1. Başlamadan önce: Sözleşme ve temeller
| Belge | Ne için |
|---|---|
| Tüm ekleriyle Angebot, sipariş, sözleşme | Her alacağın temeli |
| Leistungsverzeichnis (iş kalemleri listesi) ve plan durumu (Planstand) belli planlar | Borçlanılan nedir? |
| Kararlaştırılan VOB/B, Özel ve Ek Sözleşme Koşulları | Hangi kurallar geçerli? |
| Zaman planı ve kararlaştırılan süreler | Süreler, sözleşme cezası |
| Zahlungsplan, Abschlag düzenlemesi | Hangi fatura ne zaman? |
| Teminatlar: Kefaletler (Bürgschaft), kesinti anlaşması | İade takibi |
| İş sahibinin Freistellungsbescheinigung'u (§ 48b EStG) ve § 13b kapsamındaki belge | Bauabzugsteuer, KDV hesaplanmadan düzenlenen fatura |
| Sigorta belgeleri (sorumluluk sigortası, gerekirse inşaat işleri sigortası) | İstenirse kanıt |
| Yapı ruhsatı, statik, yangın koruma belgesi (kopyalar) | Plan temeli |
| İş sahibinden inşa yılı ve zararlı maddeler hakkında bilgi (bkz. Eski bina) | Veranlasser bilgileri |
| Muhataplar ve temsil yetkileri | Kim talimat verebilir, Abnahme yapabilir? |
2. Uygulama sırasında
| Belge | Ne için |
|---|---|
| Bautagesbericht'ler (bkz. Bautagesbericht) | Günlük olaylar, engellemeler, talimatlar |
| Behinderungsanzeige'ler (bkz. Behinderungsanzeige) ve cevaplar | Süre uzatımı hakkı |
| Bedenkenanmeldung'lar (bkz. Bedenkenanmeldung) ve cevaplar | Sorumluluktan korunma |
| Nachtrag teklifleri, talimatlar, onaylar (bkz. Nachtrag) | Ek bedel |
| Toplantı tutanakları | Anlaşmalar, süreler |
| Fotoğraf belgelemesi (tarihli), özellikle gizlenecek edimler için | Kapatmadan önce kanıt |
| Aufmaß ve miktar hesapları, birlikte mutabık kalınmış | Hesaplaşma |
| Karşı imzalı Stundenlohnzettel'ler (bkz. Stundenlohnarbeiten) | Harcanan emeğe göre bedel |
| İrsaliyeler, malzeme belgeleri, parti numaraları | Malzemenin kanıtı |
| Kontrol tutanakları: Ölçüm değerleri, sızdırmazlık, şap nemi (bkz. Şap) | Kalite kanıtı |
| Eğitim (talimat) belgeleri ve iş güvenliği evrakları | İşverenin (Arbeitgeber) yükümlülükleri |
| Önemli yazıların her biri için karşı tarafa ulaştığını kanıtlayabileceğiniz bir yöntem | Süreleri güvenle belgelemek |
3. Hesaplaşma
| Belge | Ne için |
|---|---|
| Edim kanıtıyla Abschlagsrechnung'lar (bkz. Abschlagsrechnung) | Ara ödeme |
| Miktar tespitiyle Schlussrechnung (bkz. Schlussrechnung) | Ödemenin vadesinin gelmesi |
| Ödeme girişleri, gerekçeli kesintiler | Kalan alacak |
| İhtarlar (Mahnung), süre verme yazıları | Temerrüt, faiz (bkz. İş sahibi ödemezse) |
| Gerekirse son ödemeye çekince | Hakları güvenceye almak |
4. Abnahme ve sonrası
| Belge | Ne için |
|---|---|
| Abnahmeprotokoll (bkz. Abnahmeprotokoll kontrol listesi) | Zamanaşımının başlangıcı |
| Kusur listeleri ve giderme belgeleri | Düzeltme çalışması |
| Karşı tarafa ulaştığı kanıtlanabilen Mängelrüge'ler (bkz. Gewährleistung) | Süreyi korumak |
| Kullanım kılavuzları, garantiler, bakım belgeleri | Teslim |
| Teminatların iadesi, süreler takvimde | Likidite |
| Saklama sürelerine dikkat edin (vergisel ve sözleşmesel) | Yasal yükümlülük |
İşe yarayan düzen kuralları
- Her inşaat projesi için bir klasör, aşamalara göre alt klasörler. Tüm projelerde aynı yapı.
- Tarihli dosya adları: Örneğin `2026-10-19_Behinderungsanzeige_Elektro.pdf`.
- Fotoğrafı hemen klasöre kaydedin, telefonda bırakmayın.
- Sözlü olarak kararlaştırılanları aynı gün e-postayla onaylayın ve saklayın.
- Süreleri takvime yazın: Çekince, Rüge, teminatın iadesi.
- Veri koruma: Kişisel verileri yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği yerde saklayın.
Sık sorulan sorular
İnşaat belgelerini ne kadar süre saklamam gerekir?
Türüne bağlıdır: Faturalar ve muhasebe belgeleri için vergi hukukundaki saklama süreleri, kusurlara ilişkin kanıtlar için sözleşmesel ve yasal zamanaşımı süreleri. Belgeleriniz için süreleri mali müşavirinize (Steuerberater) sorun.
Dijital fotoğraflar kanıt olarak yeterli mi?
Evet; tarih ve çekim yeri belli olmalı, ayrıca fotoğrafların orijinal dosyalarını saklamalısınız. Fotoğrafları hemen proje klasörüne kaydedin.
Bildirimin karşı tarafa ulaştığını kanıtlayan belgeleri saklamalı mıyım?
Evet, özellikle sürelerde: Behinderungsanzeige, çekince bildirimi, Mängelrüge, fesih, çekinceler.
Bautagesbericht'e neler yazılmalı?
Hava durumu, çalışanlar, yapılan işler, engellemeler, talimatlar ve özel olaylar kaydedilmelidir (bkz. Bautagesbericht).
Kaynaklar ve güncellik
- Genel uygulama önerileri; dayanak yerleri ilgili bağlantılı yazılarda (VOB/B 2016 sürümü, BGB, EStG, UStG).
- § 48b EStG (Freistellungsbescheinigung) ve § 13b UStG bağlantılı yazılarda açıklanmıştır.
- Güncelleme tarihi: 19.10.2026. Saklama süreleri ve kanıtlara ilişkin gereklilikler somut olaya bağlıdır.
- Kanun metinlerinden alıntılar çeviri olarak verilmiştir; esas olan Almanca metindir.
BauWalker'da nasıl işler
BauWalker, sözleşmeleri, teklifleri, faturaları ve tutanakları Objekt'e göre düzenler; böylece bir inşaat projesine ait her şey tek yerde durur. Neyin saklanacağına siz karar verirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki veya vergi danışmanlığı değildir. Somut sonuçlar sözleşmenize ve şantiyedeki koşullara bağlıdır.
Devamını okuyun
Proje belgelerini düzenleme – her şey projede
Sözleşmeler, teklifler, faturalar ve tutanaklar dosya dolu bir klasöre değil, projeye aittir: Böylece genel görünümü korursunuz.
Bautagesbericht neleri içermelidir?
Anlaşmazlıklarda ve Nachtrag'larda işe yaraması için Bautagesbericht'te nelerin kaydedilmesi gerektiği.
Projeler ve belgeler – projeyle ilgili her şey
Projeye göre düzenlenmiş belgeler: sözleşmeler, teklifler, faturalar ve tutanaklar tek bir çalışma bağlamında, verilerin net ayrımıyla.